La notevole rilevanza storico-artistica, critica e tecnico-scientifica dei documenti raccolti negli anni dall'ingegnere Guido Ucelli ha portato ad una scelta finalizzata alla conservazione illimitata nel tempo di materiali così delicati, quali sono quelli cartacei, ossia la informatizzazione completa dell'archivio. L'obiettivo rincorso non ha avuto come unico scopo la conservazione dei documenti, ma anche la possibilità di conoscerli completamente, non solo intuitivamente, e di rendere possibili eventuali ricerche da compiere all'interno dell'archivio, rapide e semplici, sommarie o particolareggiate, secondo le esigenze dei fruitori.

Il progetto che nasce come lavoro di tesi (*) ha riguardato dunque il riordino e la digitalizzazione completa dei documenti Ucelli, l'analisi delle vicende di recupero, conservazione e musealizzazione delle navi romane, la realizzazione di un "progetto di gestibilità navigabile" che oggi permette la consultazione agevole e specializzata dei documenti.

L'archiviazione

Il lavoro di informatizzazione è consistito nel comporre una scheda di catalogazione, abbastanza semplice e generica in modo da poter essere adattata ad ogni tipologia dei documenti conservati nell'archivio; il software impiegato è Microsoft Access su piattaforma Windows, grazie al quale sono stati memorizzati i dati in una tabella di database e visualizzati in una maschera, realizzata appositamente per facilitarne l'inserimento e la consultazione.

I campi della scheda, necessari per avere una visione completa dei documenti contenuti nell'archivio, sono stati scelti sulla base delle schede di catalogazione adottate dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali e dall'Associazione Giovanni Secco Suardo per i beni archivistici e librari. Per una descrizione dei campi della scheda si veda la legenda relativa.
Parallelamente al processo di schedatura, ognuno di questi documenti è stato riprodotto in formato elettronico attraverso la scansione dell'intero Archivio Ucelli.

Al fine di poter consentire una migliore fruizione e una più agevole gestibilità dell'archivio, permettendo soprattutto un'associazione automatica tra le schede di catalogazione dei documenti e il formato digitale dei documenti stessi, è stato realizzato un sistema "web-oriented" di consultazione e ricerca dei documenti.

Tale sistema presenta un'interfaccia molto intuitiva, dalla quale è possibile accedere direttamente ad un documento scelto tramite il suo numero di inventario, oppure effettuare una ricerca semplice sul database delle schede di catalogo utilizzando come parametri i campi della scheda stessa ed un unico valore da noi stabilito. Inoltre, è possibile compiere delle ricerche più dettagliate ricercando diversi valori in differenti parametri, ad esempio "autore" X, "titolo" Y, "anno" Z.
Il risultato di tali ricerche viene visualizzato in un elenco generale delle schede/documenti che soddisfano i parametri di ricerca utilizzati: da questo elenco è possibile accedere alla singola scheda/documento completa di tutti i suoi dati e ai relativi documenti digitali cui la scheda si riferisce.

La pubblicazione dei documenti attraverso al soluzione "web-oriented" è motivata dalla semplicità di utilizzo e l'intuitività dell'interfaccia risultante.

Il modello della scheda di catalogazione utilizzata per l'informatizzazione dell'Archivio Ucelli è stato realizzato con il software Microsoft Access su piattaforma Windows. I campi descrittivi sono tratti dalle schede di catalogazione adottate dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali e dall'Associazione Giovanni Secco Suardo.

Campi comuni a tutte le tipologie di documenti:

  • Numero di scheda

    E' un numero progressivo che segue l'ordine con cui sono stati classificati, schedati e scansionati i documenti. Ad ogni singola scheda possono riferirsi uno o più documenti: un documento e tutte le sue riproduzioni, oppure documenti diversi collegati insieme secondo la volontà dell'ingegnere Ucelli.

  • Numero d'inventario del documento

    Il numero d'inventario è il campo fondamentale dell'intera informatizzazione dell'Archivio Ucelli, la "chiave" del database di Access, il solo elemento univoco ed irripetibile dell'intero processo di schedatura. Anch'esso è un numero progressivo che segue la cronologia di realizzazione della digitalizzazione.

  • Collocazione

    In ogni singola scheda è riportata la collocazione fisica dei documenti all'interno dello scaffale in cui sono conservati. La dicitura documenti sciolti si riferisce ai documenti che non sono stati classificati dall'ingegnere Ucelli secondo un ordine tematico o cronologico in raccoglitori appositamente denominati, lasciati in ordine sparso o in buste su cui si possono trovare annotazioni concernenti l'argomento dei documenti.

  • Tipologia del documento

    Le tipologie di documenti presenti nell'Archivio Ucelli, secondo la classificazione da me concepita, sono:

    • articolo: articoli di quotidiani o riviste; quando si tratta di un intero quotidiano o di una rivista completa in scheda sono riportati i dati dei singoli articoli che interessavano a Guido Ucelli, quasi sempre da lui segnalati, altre volte individuati intuitivamente grazie al titolo, all'argomento trattato, all'immagine pubblicata.
    • documento a stampa: saggi, libri, volantini pubblicitari, ecc.
    • documento autografo: appunti personali, corrispondenza, relazioni scritte a mano dell'ingegnere Guido Ucelli oppure provenienti da carteggi di altri studiosi, come Ugo Antonielli, Vittorio Malfatti, Guglielmo Gatti.
    • documento dattiloscritto: appunti, relazioni, bozze di pubblicazioni, corrispondenza, riprodotti in forma dattiloscritta.
    • immagine: fotografie tratte da pubblicazioni.
    • disegno: schemi, grafici e schizzi, autografi o stampati.
    • fotografia: fotografie originali (tutto il materiale stampato su carta fotografica) e cartoline postali.
    • negativo fotografico: l'archivio conserva alcuni negativi fotografici di stampe altresì presenti nei fascicoli.
    • lastra fotografica: l'archivio conserva alcune lastre fotografiche di inizio Novecento sui ritrovamenti nemorensi.
    • campione: l'archivio conserva un campione di tessuto proveniente dalle navi di Nemi.

  • Dimensioni

    Misure dei documenti: larghezza x altezza.

  • Parole chiave

    • rassegna stampa: effettuando una ricerca secondo questo valore appariranno tutti gli articoli di quotidiani e di riviste presenti in archivio.
    • pubblicazioni: tutti i documenti pubblicati oppure scritti al fine della loro pubblicazione, come ad esempio le bozze di relazioni di studiosi, enti, istituti, ecc.
    • appunti: annotazioni e schizzi grafici, pagine di appunti bibliografici, di appunti su eventuali pubblicazioni o articoli da scrivere oppure consultati.
    • corrispondenza: lettere originali, loro riproduzioni autografe o dattiloscritte, cartoline prive di immagini
    • documentazione fotografica: tutte le fotografie (non solo le immagini su carta fotografica ma anche quelle pubblicate), immagini di libri, di riviste e di qualunque altra pubblicazione.
    • documentazione grafica: disegni, grafici, riproduzioni grafiche di dipinti, incisioni, disegni, ecc.
    • corrispondenza – documentazione fotografica: cartoline che riproducono una fotografia.
    • corrispondenza – documentazione grafica: cartoline che riproducono disegni, incisioni, ecc.
    • reperti: tale dicitura si riferisce all'unico campione proveniente dalle navi di Nemi conservato in archivio.

  • Note descrittive

    Informazioni aggiuntive non associabili ai campi della scheda, utili ad uno studio più approfondito del documento.

  • Compilatore

    Autore della scheda di catalogazione.

  • Data di compilazione

    Giorno, mese e anno di creazione della scheda di catalogazione.


Campi specifici:

  • Autore

    Principalmente ricavato dalla firma del testo esaminato; in alcuni casi la ‘firma' è stata solo deducibile (dall'esame della calligrafia oppure dall'analisi generale del raccoglitore dove il documento è inserito, anche in rapporto agli altri documenti in esso conservati). Quando l'autore è sconosciuto il campo è lasciato vuoto per rendere possibile una futura compilazione.

  • Curatore

    Di pubblicazioni e relazioni tecnico-scientifiche.

  • Titolo del libro o della rivista

    Titolo di riviste, quotidiani, collane, trattati.

  • Titolo del contributo

    Titoli di articoli di quotidiani e riviste, di documenti che presentano un'intitolazione anche se non pubblicati, didascalie delle immagini pubblicate.

  • Luogo di edizione

    Questo dato è indicato non solo sui testi pubblicati ma anche sulla corrispondenza, su molte fotografie e su alcuni disegni.

  • Editore

    Di collane, riviste, quotidiani o singole pubblicazioni.

  • Anno di edizione/Data del documento

    Nello stesso campo sono riportati sia l'anno di edizione del quotidiano, della rivista o della collana, sia la data di redazione del documento.

  • Numero di edizione/Fascicolo

    Di quotidiani, riviste e collane.

  • Volume

    Di riviste e collane.

  • Pagine

    In riferimento agli articoli di quotidiano, il campo segnala se l'archivio conserva solo il ritaglio oppure l'intero quotidiano, in tal caso indicando il numero di pagine di cui è composto (all'interno delle note descrittive è segnalato se l'articolo è in prima, seconda, terza pagina, ecc.). In riferimento agli articoli di riviste, saggi e loro bozze il campo riporta il numero totale delle pagine della rivista o del volume oppure la prima e l'ultima pagina presenti, se questi non sono conservati integralmente (all'interno delle note descrittive sono indicate le pagine del contributo). Tutti gli altri documenti presentano il numero di pagine complessivo.

L'archivio in numeri

Numero di documenti digitalizzati 11.334
Numero di schede: 6.055
Numero di schede per documenti unici: 4.178
Dimensione totale archivio digitale 18.6 GB

(*) F. Savelli, Guido Ucelli e le navi di Nemi. Innovazioni nell'approccio alla conservazione e al restauro negli anni Trenta del Novecento. Tesi di laurea triennale in Storia e conservazione del patrimonio storico-artistico, Università degli Studi Roma Tre, a.a. 2004/2005, Rel. Prof. M. Micheli; F. Savelli, L'Archivio Guido Ucelli. Indagine su una esemplare vicenda archeologica e conservativa nella prima metà del Novecento. Tesi di laurea specialistica in Storia dell'arte, Università degli Studi Roma Tre, a.a. 2005/2006, Rel. Prof. M. Micheli

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